キーボードと女性

[先輩の助言シリーズ]PCに記憶させておくべき単語29選

後輩や同僚の仕事を横から見ていて、
「なぜ、メールの返信一つ打つのにここまで時間かかっているのかなー」
と疑問に思うことがある。

自分の場合はタイピングが好きで、打鍵はそこそこ早い方だと思う。
(タイピング練習ソフトなどは大抵AとかSは取れる)
けど、それを抜きにしてもちょっと時間かかっているなーと。

誰しも、同じレベルのアウトプットなら
1秒でも早く終わらせたいだろう。
そうすれば、さらに別の仕事もできるし、
帰って遊んでもいい訳だし。

とにかく、仕事は早く終わるに越したことはない。


彼らが文章作成が遅い理由

気になったので、ちらちら覗いて観察して見た。
そしてわかった。
彼らは一文字一文字、全て一からタイピングして
文字を入力している。

確かに、それだとなかなか終わらないよね。
自分の場合は、毎回決まって打つ
「株式会社***の工藤です」のような定型文は
全てPCの単語登録で記憶させている。

なので、変換機能をうまく組み合わせると
ほとんどタイピングをせず文章をかける。

ということで、
まだ知らない人にはぜひ覚えてもらい、
効率的に仕事を終わらせて、自分の時間を確保してほしい。

この春から入った新入社員の方も、
「大学時代はスマホでの文字入力ががほとんど」
という人も多いと思うので、
参考になれば嬉しいです。

そもそも、PCの単語登録機能とは?

Mac、WindowsどちらのOSでも
「単語登録機能」というものがついている。

これは、自分で任意に
・よみがな
・変換する文字
を設定できる機能である。
造語や、なかなか適切に変換されない文字を登録しておける機能である。

この記事では、「登録しておくと便利な単語」紹介が主な内容なので、
設定方法については下記WEBページを参照するか
Googleで検索して見てほしい。

PC設定のカルマ


Macの単語登録

PCREPAIR


Windowsの単語登録


実際に使っている自分辞書の紹介

それでは、実際に使っている単語をご紹介。
ビジネスのメールや文章は、
ちょっとデザインを工夫するだけで見やすくなるし、
受け手の負担を減らすことでスムーズに仕事が進む。
(細かいことだけど)

自分は、あえて2文字のよみがなで変換がかかるようにしている。
文字の打鍵スピードだけで考えると、もちろん一文字の方が速いのだけれど、
登録数が増えるに従って、かぶる単語が増える。

そうすると、変換作業時時間がかかるため、
「2文字打ち込みで変換をかける方が速い」という結論にたどり着いた。

メールで使う系

おそらく、多くの人が時間を取られている、
メール作成で使える単語登録。

「よみがな:変換される文字」
で表記します。

  1. 枕詞系
    おせ:お世話になっております系

    1. お世話になっております。
    2. お世話になります。※文章のリズムや気分でどちらを使うか変えている。
  2. 取引先様系
    **(よく連絡する取引先2文字)

    1. 株式会社**
    2. **「様」も合わせて登録しておいた方が便利。
  3. 自社
    とよ(勤め先の会社2文字):会社名系
    ※仮にトヨタだったとして

    1. トヨタ自動車株式会社
    2. トヨタ
  4. 自分の名前
    く:

    1. 工藤譲
    2. 工藤でございます。
  5. さき:先ほどはお電話対応頂きありがとうございました。
    電話後の確認メールなどで多用する。
  6. 結びの言葉系
    ど:

    1. どうぞ、今後ともよろしくお願いします。
    2. どうぞ、引き続きよろしくお願いいたします。
  7. な:何卒よろしくお願いいたします。
  8. よろしくお願いします系
    よ:

    1. よろしくお願いいたします。
    2. よろしくお願い申し上げます。
    3. よろしくお願いします。
  9. ぴ:P.S.
    本題とは別の話題で使用する。
    少しプライベートな内容などを盛り込むと
    メールの相手との距離が詰まったりする。

挨拶系

  1. おはようございます系
    おは:

    1. おはようございます。
    2. おはようございます、工藤です。挨拶の後に名乗ることも多いので、
      初めから登録しておく。
  2. お疲れ様系
    おつ:
    お疲れ様です。
    お疲れ様です、工藤です。
  3. 感謝系
    あ:

    1. ありがとうございます。
    2. ありがとうございました。
  4. お手数おかけします系
    おて:

    1. お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
    2. お手数をおかけし、恐縮ですが
    3. お手数おかけします。
  5. お願いする系
    おね:

    1. お願いします。
    2. お願いいたします。
  6. 曜日
    1. げつ:(月)
    2. か:(火)
    3. すい:(水)
    4. もく:(木)
    5. きん:(金)
    6. ど:(土)
    7. にちorひ:(日)
      ※自分は「にち」で登録しているが、区別しやすいほうで可。
      この曜日の表記は細かいが非常に大事にしてほしい部分。
      メールで「5日」と書かれるのと
      「5日(土)」と書かれるのでは、
      受け手の手間が全く違う。
      曜日の情報もあれば、グッとイメージしやすくなる。

記号系

  1. かけ:×
  2. まる:○
  3. かこ:【】、[]
    重要度が高いものは【】、
    そうでもないものは[]を使うことが多い。
  4. ころん::
    シフト+:キーを正確に打鍵できる人は不要だが、
    ブラインドタッチでタイピングをしている場合、
    「ころん」と打って呼び起こした方がミスが少ない。
  5. し:■
    ちょっとした箇条書きで、めちゃくちゃ使う。
  6. せん:————————————————————
    これも便利。ここから下が引用ですよ、というときに使う。
  7. ち:✔
    チェックリストなどで使用する。
  8. ぱ:%
  9. やじるし系
    や;

    1. ⇨下向きか右向きを使うことが多い。

その他

  1. す:済:
    タスク表などで使用する。
  2. 連絡先系
    1.  あどれす:
      1. 会社アドレス
      2. yuzuru.kudo@gmail.comアドレス一文字一文字なんて、
        とてもじゃないけどちまちま打っていられない。
        けど、意外と伝えるシーンが多い。
    2. でんわ:
      1. ***-****-**** (ハイフンあり)
      2. ***********(ハイフンなし)
  3. ま:万円
  4. み:MTG
  5. ゆ:URL
    これ、意外と使う。

一度打った文字は二度とタイピングしない!

くらいの気持ちで登録すると、
文章作成がサクサク進む。
(極端だけれど)

文章作成では全体の流れや、伝えるべき情報を精査したりなどに
時間を使い
面倒な単語変換はは全てPCにやってもらう。

ちなみに「お世話になっております。」など、
ほぼ100%使う単語を署名として登録して活用している人もいる。
人によってやり方はそれぞれだが、
頭を使わない仕事はなるべく仕組み化して、効率よく仕事をしたい。

他の細かいノウハウなどは別記事で紹介していきます。

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